Feedback geven

We hebben allemaal wel is meegemaakt dat we feedback moesten geven op school of op werk. Dit kan dan ook best lastig en ongemakkelijk zijn om te doen. Toch is feedback een enorm belangrijk onderdeel van persoonlijke groei voor jou en voor de ander.

Wat houdt feedback geven dan eigenlijk in?

Feedback is het geven van een reflectie op het gedrag of een prestatie van de persoon die jij feedback geeft. Feedback kan zowel positief als negatief zijn, maar het is altijd bedoeld als een reflectie voor die persoon zodat hij of zij uiteindelijk beter gaat presteren of beter resultaat levert. Het belangrijk dat je tijdens het geven van feedback goed communiceert met elkaar. Dat om te voorkomen dat je de relatie tijdens beiden verslechtert. Nu is de vraag hoe ga je het beste feedback geven? Hieronder staan 3 stappen voor jou.

1. Bereid je voor op feedback geven

Om feedback goed te kunnen geven, is het verstandig eerst na te gaan op welk gedrag je feedback wilt gaan geven. Het is ook verstandig om het eind doel van de feedback te concretiseren. Dit maakt het geven van feedback een stuk makkelijker. Dat komt doordat het lastiger wordt om de feedback duidelijk en gepast over te brengen als je de feedback zelf niet eerst duidelijk heb gemaakt. Bereid je daarom voor op het gesprek en probeer je in te leven in hoe de ander kan gaan reageren op jouw feedback.

2. Het moment van feedback geven

Het geven van feedback is vaak niet makkelijk en kan ook zorgen voor ongemakkelijke situaties, want ja het ontvangen van feedback is niet altijd even leuk. Een bekend voorkomend model voor het geven van feedback is het 4G feedback model. Dit gaat dan over gedrag, gevoel, gewenst en gevolgen. Je gaat voordat je feedback geeft die punten noteren en nadenken over wat er bij elk punt komt te staan zodra jij die ene persoon feedback geeft. Ook nog een goede feedback model is het 360 graden feedback model. Er zijn een aantal regels die je het beste kunt toepassen tijdens het geven van feedback. Deze luiden als volgt:

Hoe vaker de feedback wordt gegeven, hoe meer mensen gewent zullen raken aan het krijgen van feedback. Wat enorm belangrijk is, want zo zou je op een geven moment in een feedbackcultuur komen waarin mensen zelf ook gaan vragen om feedback en feedback zullen geven. Zo ben je sterk bezig met persoonlijke ontwikkeling.
Geef de ontvanger van de feedback genoeg ruimte om te reageren. Dit kun je doen op de manier door te vragen of hij of zij het eens is met wat je zegt en zich hierin kan vinden of diegene bewust is van het gedrag. Het is van groot belang dat je de ander probeert te begrijpen bij het geven van feedback. Zo kun je goed tot een overeenkomst komen en samen doelen stellen .
Probeer balans te vinden tussen negatieve en positieve feedback. Het is natuurlijk niet erg motiverend om van allerlei kanten alleen maar negatieve feedback te horen. Dit kan resulteren in een negatieve houding. Dit is natuurlijk niet de reden waarom je feedback geeft. De ideale verhouding is dat je 4 positieve dingen benoemt en 1 negatief iets. Het negatieve effect is altijd zwaarder bij mensen. Dus door 4 positieve dingen te noemen is het recht getrokken. Het doel van feedback is altijd om resultaat of houding te verbeteren.
Zorg dat hetgeen waar je feedback op geeft ook daadwerkelijk relevant en actueel is. Wat heeft diegene aan feedback over iets wat weinig met hem of haar te maken heeft. Al helemaal als het iets was dat maanden geleden is gebeurd.
Probeer een goede timing te zoeken voor het geven van feedback. Het handig om een beetje aan te voelen hoe die ander zich op dat moment voelt. Feedback moet een juist moment hebben en niet op een somber moment als iemand bijvoorbeeld koffie wilt, maar de automaat is stuk. Zoek een moment uit als de ontvanger in een goed humeur is.
Wees zo specifiek mogelijk over jouw feedback. Onduidelijkheid kan zorgen voor veel verwarring bij de ontvanger en zelfs ongewenste gevolgen.

3. Feedback geven? Doe altijd een check

Om het beste resultaat te krijgen, wil je natuurlijk dat de prestatie of het gedrag verbeterd gaat worden. Daarom is het handig om te gaan checken of er ook verbetering is op hetgeen waarop feedback gegeven is. Probeer niet niet te snel mee te zijn, want logisch dat het niet gelijk aangepast is, maar op een termijn wordt aangepast. Geef de ontvanger dus genoeg tijd om zich aan te passen. Anders kan het zijn dat de ontvanger zich opgejaagd gaat voelen en dat wil je zeker voorkomen.

Blijf wel bezig met het stimuleren van de ontvanger om de feedback op te pakken. Herhaal het checken van de verbeteringen totdat het voldoende is verbeterd.

Het gaat hier vooral om het bedrijfsleven. Dus feedback geven op jouw collega’s, maar je kunt dit eigenlijk in elk scenario toepassen. Dus ook buiten jouw werk, maar gewoon bij kennissen, familie en vrienden.

6 tips om goed feedback te geven

1. Gebruik de drie G’s

Het geven van feedback wordt vaak gekoppeld aan de drie G’s: gebeurtenis, gevoel en het gevolg

Met het benoemen van de gebeurtenis beschrijf je jouw waarneming van het gedrag of resultaat van de ontvanger. Belangrijk is dat je de feedback feitelijk houdt en de ander geen verwijten maakt.

Het gevoel geeft aan wat het effect van het bepaald soort gedrag is op jouw waarneming. Zet dit kritische onderdeel van de feedbacksessie niet te zwaar aan. Het is beter om termen met een negatieve lading zoals ‘ondermaats’, ‘irritant’ of ‘teleurstellend’ te vermijden en in plaats daarvan te kiezen voor neutralere omschrijvingen als ‘minder prettig’ of ‘voor verbetering vatbaar’.

Het gevolg geeft aan wat de uitwerking van het vertoonde gedrag is op de werkpraktijk. Beperk je hierbij ook tot de feitelijke gevolgen.

2. Blijf positief en opbouwend

Het is belangrijk dat je weet dat feedback geven betekent dat je zowel positieve zaken benoemd als verbeterpunten benoemd. De algemeen richtlijn is dat je dus vier positieve dingen benoemd en een negatieve. Zoals hierboven benoemd dus.

3. Benoem waarom

Alleen benoemen dat iets goed of slecht gaat is niet volledig genoeg. Een kenmerk van goede feedback is dat ook het waarom genoemd word. Zo wordt feedback ook een leermoment waar de ontvanger van kan leren. Het benoemen van het waarom zorgt er tevens voor dat anderen adviezen ook sneller zullen aannemen en gemotiveerder aan verbeterpunten zullen gaan werken.

4. Ga goed om met de reactie tijdens het geedback geven

Feedback krijgen kan zeker niet leuk zijn voor sommigen. Bereid je daarom ook voor op tegengas van de ontvanger. Het kan goed zijn dat hij of zij je af en toe onderbreekt of met je in discussie gat. De precieze reactie hangt helemaal af van iemands karakter, maar houd in elk geval rekening met een dialoog. Het is daarom ook zo belangrijk dat je feedback geeft dat stevig onderbouwen is met feiten en concrete voorbeelden.

5. Wees direct

Om de zaken heen gaan draaien tijdens het geven van feedback heeft natuurlijk helemaal geen zin. Sterker nog, het werkt in de meeste gevallen zelfs naar een negatieve kant op. Dit omdat je eventuele problemen of knelpunten niet oplost. Wat resulteert dat er niks kan gedaan worden met het uitgereikte advies. Wees dus zo duidelijk en direct mogelijk. Dit kan best lastig zijn bij het begin, maar dit zal altijd de beste resultaten opleveren.

6. Wees zo persoonlijk mogelijk

Een persoonlijke aanpak is heel belangrijk bij het geven van goede feedback. Dit betekent dat de terugkoppeling plaatsvindt in een persoonlijke gesprek. Waar de voorkeur ligt bij het gesprek een op een te doen. Vermijd het te doen via mail of telefoon. Door aandacht en tijd vrij te maken voor de feedback, weet de ontvanger dat je hem of haar ook waardeert en serieus neemt. Benieuwd hoe je feedback moet ontvangen? Klik dan hier.